Notionを使いこなしていくと、毎日のルーチンワークをもっと楽にしたい、あるいは自分だけの最強のワークスペースを構築したいという欲求が出てきますよね。Notionテンプレート作成は、単にページをコピーするだけでなく、繰り返し機能を活用してタスクを自動化したり、ボタン機能で複雑な操作をワンクリックで完了させたりと、業務効率を劇的に向上させるカギとなります。また、最近ではスマホでの見やすさを意識したおしゃれなデザインのテンプレートを作成し、noteなどのプラットフォームで販売して収益化することにも注目が集まっています。この記事では、初心者の方でも迷わず実践できるように、設計の基礎から配布用リンクの発行手順まで、私の経験を交えて徹底的に解説していきます。
- 効率的なデータベース設計と繰り返しタスクの自動化設定がわかる
- ボタン機能やスマホ最適化を取り入れた使いやすいテンプレートが作れる
- 自作テンプレートをnoteなどで販売し収益化するための具体的な手順を知れる
- 配布用リンクの正しい設定方法とトラブルを防ぐポイントを学べる
Notionテンプレート作成の基本テクニックと設計
テンプレート作りは、ただ見た目を整えるだけではありません。データベースの機能をフル活用して、使う人の「手間」を極限まで減らす設計こそが重要です。見た目が良くても、入力が面倒なテンプレートは結局使わなくなってしまいますよね。まずは、毎日の業務を劇的に軽くする自動化機能や、使い勝手を左右するレイアウトのテクニックから見ていきましょう。
繰り返し機能を使ってルーチンワークを自動化
Notionを使っていて一番「もったいないな」と感じるのは、毎日や毎週必ず発生する定型タスクを、毎回手動で「新規作成」ボタンを押して入力している時間です。例えば「日報」や「週次ミーティングの議事録」、あるいは「月次の請求書処理」などがこれに当たります。これらは、Notionのデータベースに標準搭載されている「繰り返しテンプレート（Recurring Templates）」機能を使うことで、作成自体を完全に自動化できます。
設定方法は実はとてもシンプルですが、少し気付きにくい場所にあります。データベースの右上にある青い「新規」ボタンの、さらに右横にある小さな下矢印をクリックしてください。そこから「＋新規テンプレート」を選択すると、テンプレート編集モード（画面上部に黄色いバーが出る状態）に入ります。ここで、議事録なら「議題・決定事項・ネクストアクション」といった見出しを作っておいたり、タグプロパティに「#議事録」と入れたりして、フォーマットを完成させて保存します。
ここからが自動化の肝です。作成したテンプレートの右横にある「…」メニューをクリックし、「繰り返し」の設定を選びます。ここで「毎日」「毎週」「毎月」「毎年」といった頻度と、作成する時刻（例：朝9:00）を指定すれば完了です。これで、あなたが寝ていても遊んでいても、指定した時間になればNotionが勝手にページを作成してくれます。
【自動化がもたらす2つのメリット】
- ヒューマンエラーの根絶: システムが強制的にページを作るため、「忙しくて日報を出し忘れた」「請求タスクを起票し忘れた」といううっかりミスが物理的に起こらなくなります。
- データの一貫性担保: チーム全員が自動生成された同じフォーマットを使うことになるため、情報の粒度や書き方が統一され、後からデータベースを検索したり集計したりする際の精度が格段に上がります。
ただし、運用上の注意点として「ネスト（入れ子）の制限」については知っておく必要があります。例えば、「毎日繰り返される親タスクの中に、さらに自動で繰り返される子タスクを入れる」といった複雑な構造を作ろうとすると、無限ループによるシステム負荷を防ぐためにNotion側で制限がかかることがあります。データベーステンプレートのネストは最大3レベルまでという仕様上の制約があるため、あまり複雑にしすぎず、フラットでシンプルな構造を心がけるのが、長く使い続けるためのコツです。
ボタン機能でアクションを効率化するやり方
2023年に導入された「ボタン機能（Notion Buttons）」は、テンプレートの使い勝手を劇的に向上させる、まさに革命的な機能です。これまでは、タスクを完了させたり、特定のプロジェクトに紐づくページを作ったりするのに、マウスで何度もクリックする必要がありました。しかし、ボタン機能を使えば、それらの一連の操作をパッケージ化して、ワンクリックで実行できるようになります。
私がテンプレート作成において特に便利だと感じ、頻繁に実装しているのが「プロジェクト初期セットアップ」の完全自動化です。新しいプロジェクトを立ち上げる際、「キックオフミーティングの設定」「要件定義書の作成」「メンバーへの招待」「Slackチャンネルの開設」といった標準的なタスクが必ず発生しますよね。これらを毎回思い出して手入力するのは、時間も脳のリソースも無駄にしています。
そこで、プロジェクトデータベースのテンプレート内に「初期タスク一括作成ボタン」を配置します。ボタンの設定画面で「ページを追加（Add page to...）」というアクションを選び、タスクデータベースに複数のタスクを一気に追加するように設定します。さらに重要なのが、それぞれのタスクのリレーションプロパティを「このページ（This page）」に設定しておくことです。こうしておけば、ボタンをポチッと押すだけで、そのプロジェクトに自動的に紐づいた初期タスクセットがズラリと生成されます。
【ボタン機能の応用アイデア】 他にも、「未完了のまま残ってしまった過去のタスクを、全て今日の日付にリスケジュールする」ボタンや、「タスクの開始ボタンを押すと現在時刻が入り、終了ボタンを押すと所要時間が計算される」といったタイムトラッキング機能など、アイデア次第でNotionが専用アプリのような操作感に進化します。
ボタン機能は、単なる時短だけでなく、操作ミスを減らす効果も絶大です。ユーザーに複雑なデータベース操作をさせず、「このボタンを押せばOK」という状態を作ってあげることこそが、優れたテンプレート設計の条件と言えるでしょう。
データベースのリレーションとフィルター設定
Notionでテンプレートを作る際、初心者と上級者を分ける決定的なテクニックがあります。それが「自己参照フィルター（Self-Referencing Filters）」と呼ばれる設定です。名前だけ聞くと非常に難しそうに感じるかもしれませんが、要するに「テンプレートから新しいページを作った時に、自動的にそのページに関連するデータだけを表示させる」ためのフィルター設定のことです。
通常、プロジェクトページの中に「関連タスク一覧」を表示させる場合を想像してください。テンプレートを使わずに手動でやろうとすると、新しいプロジェクト（例：ウェブサイトリニューアル）を作るたびに、タスク一覧のフィルター条件を開いて、「プロジェクト」プロパティを「ウェブサイトリニューアル」に手動で設定し直す必要があります。プロジェクトが1つなら良いですが、10個、20個と増えていく中で毎回この設定をするのは現実的ではありませんし、配布用テンプレートとしては不親切すぎます。
自己参照フィルターを使えば、この手間がゼロになります。具体的な手順は以下の通りです。
- 親データベース（プロジェクト）のテンプレート編集画面を開きます。
/linkedコマンドなどを使って、子データベース（タスク）のリンクドビューをページ内に配置します。- そのビューのフィルター設定を開き、プロジェクトのリレーションプロパティを選択します。
- ここで、具体的なプロジェクト名を選ぶのではなく、選択肢の中に表示されている「[テンプレート名]」（現在編集中のテンプレートの名前）を選択します。
こう設定しておくと、このテンプレートを使って「ウェブサイトリニューアル」という実ページを作った瞬間、中のタスク一覧のフィルターも自動的に「プロジェクト ＝ ウェブサイトリニューアル」に切り替わります。ユーザーはページを作った瞬間から、そのプロジェクト専用のタスク管理環境を手に入れることができるのです。これが実装されているかどうかで、テンプレートの品質評価は天と地ほど変わります。
スマホでの表示を意識したレイアウトのコツ
最近は移動中や出先で、スマートフォンからNotionを確認・編集する人が爆発的に増えています。「PCでは完璧に見えるのに、スマホで見たらレイアウトが崩れて使いにくい…」というテンプレートは、ユーザーにストレスを与えてしまいます。特に注意すべきなのが、Notion特有の「カラム落ち（Column Stacking）」という仕様です。
Notionのモバイルアプリでは、PCで左右に並べたカラム（2列や3列のレイアウト）は画面幅の関係で強制的に解除され、左上の要素から順に垂直に積み重なって表示されます。具体的には、「左カラムの上→左カラムの下→右カラムの上…」という順序です。そのため、もし右側のカラムに重要な「目次」や「ナビゲーションリンク」を配置していると、スマホではページの遥か下、スクロールしないと見えない位置に追いやられてしまい、誰もその存在に気づかないという悲劇が起こります。
【モバイル最適化のための3つの鉄則】
- ナビゲーションは左上に配置: 主要ページへのリンクや重要なお知らせは、PC表示での「左側カラム」の最上部に配置しましょう。そうすればスマホで開いた時も、ファーストビューの一番上に表示されます。
- コールアウトでボタン化: 重要なメニューはテキストリンクを並べるだけでなく、「コールアウト（Callout）」ブロックで囲むと、スマホの狭い画面でも視覚的に区切りがわかりやすく、指でタップしやすいボタンのような役割を果たします。
- モバイル専用ビューの用意: データベースのビューは、スマホ用に情報を削ぎ落とした「リストビュー」や「ギャラリービュー」を用意しておくのが親切です。プロパティを「完了チェックボックス」と「タイトル」だけに絞ることで、誤タップを防ぎ、サクサク操作できるようになります。
テンプレートを作成する際は、こまめにスマホアプリでプレビューを確認し、「指で操作しやすいか」「必要な情報がすぐに見つかるか」をチェックする習慣をつけましょう。この一手間が、テンプレートの完成度を大きく左右します。
おしゃれなアイコンとカバー画像の設定方法
機能面が完璧に整ったら、最後は見た目（デザイン）の仕上げです。テンプレートをnoteなどで販売したり配布したりする場合、機能以前に「使ってみたい！」と思わせるデザインの良し悪しがダウンロード数に直結します。SEO的にも「Notion テンプレート おしゃれ」というキーワードは非常に検索ボリュームが多く、デザイン性は無視できない要素です。
まず、テンプレート全体のテーマカラーを決めましょう。Notionの文字色や背景色には、グレー、ブラウン、オレンジ、ピンクなどのデフォルトカラーがあります。これらの中からメインカラーを1色、アクセントカラーを1色決め、見出しやコールアウトの色を統一します。無闇に色を使いすぎず、トーンを揃えることで、洗練されたプロフェッショナルな印象になります。
次に重要なのがアイコンです。Notion標準の絵文字（✨や🚀など）も親しみやすくて良いのですが、よりスタイリッシュで統一感のある雰囲気を出したいなら、外部のアイコンサイトを活用するのがおすすめです。「Notion Icons」などで検索すると出てくる、線画のシンプルなSVGアイコンを使用すると、一気にアプリのようなモダンな外観になります。
また、2024年以降に追加されたデータベースの「レイアウト設定」も見逃せません。ページを開いた時に、使わないプロパティがズラズラと並んでいると圧迫感がありますよね。データベースの設定から「プロパティ」を選び、重要でない項目は「常に非表示」にするか、「折りたたみセクション」に格納して隠してしまいましょう。ファーストビューをスッキリさせ、必要な情報だけを見せるのが「おしゃれ」で「使いやすい」テンプレートの秘訣です。
Notionテンプレート作成で収益化して販売する手順
自分用に作った便利なテンプレートは、実は他の誰かにとっても喉から手が出るほど欲しい「解決策」かもしれません。テンプレート作成は、単なる趣味の延長ではなく、立派なデジタルプロダクトとしての価値を持っています。ここでは、一歩踏み出してクリエイターとして収益を得るためのプラットフォーム選びや、販売時にトラブルになりやすいリンク設定などの具体的なステップについて解説します。
noteを活用して自作テンプレートを販売する
日本国内でNotionテンプレートを販売する場合、最も手軽で、かつSEO効果も期待できるのが「note」を利用する方法です。noteには「Notionテンプレート」という専用の商品カテゴリーはありませんが、多くのクリエイターは「有料記事」という仕組みを使って擬似的に販売を行っています。
具体的な販売の流れは以下のようになります。
- 無料エリアで商品の魅力を伝える: 記事の前半（無料部分）は、ランディングページ（LP）としての役割を果たします。「このテンプレートを使うと、どんな悩みが解決するのか」「具体的な使い方のイメージ」などを、スクリーンショットやデモ動画（GIF画像）を交えて丁寧に解説します。ここで読者の「欲しい！」「使ってみたい！」という気持ちを最大限に高めます。
- 有料エリアで商品を納品する: 記事の後半を有料設定（例えば500円や1000円）にし、その有料ラインより下のエリアに、テンプレートの「複製用リンク」を貼り付けます。「ご購入ありがとうございます。以下のリンクをクリックし、右上の『複製』ボタンを押してご自身のNotionに取り込んでください」といった具体的な案内文を添えれば、立派な商品の完成です。
この方法なら、ECサイトを構築する初期費用もかからず、記事を書いたその日からすぐに販売を開始できます。また、note自体が検索エンジンに強いため、質の高い解説記事を書けば、Google検索からの流入も期待できます。
配布用に複製可能なリンクを発行する手順
販売や配布をする際に、絶対に間違えてはいけないのが、Notion側での「公開リンク」の発行設定です。ここを間違えると、購入者がリンクを開いても「アクセス権がありません」と表示されたり、複製ボタンが出てこなかったりと、クレームの原因になります。
必ず以下の手順で、正しく「複製可能なパブリックリンク」を発行してください。
【正しいリンク発行の4ステップ】
- 配布したいNotionページの右上にある「共有（Share）」ボタンをクリックします。
- タブを「Webで公開（Publish）」に切り替え、青い「公開（Publish）」ボタンを押します。
- 【最重要】 表示されたオプションの中にある「テンプレートとして複製を許可（Allow duplicate as template）」のスイッチを必ずON（青色）にしてください。このスイッチがOFFだと、閲覧はできてもコピーができません。
- 「リンクをコピー」をクリックして、取得したURLをnoteの有料エリアに貼り付けます。
公開前には、必ずブラウザの「シークレットモード（プライベートブラウジング）」でそのURLを開き、ログアウトした状態でもちゃんとページが表示され、右上に「複製」ボタンが出ているかをテストすることをおすすめします。この一手間が、未来のトラブルを防ぎます。
（出典：Notion公式ヘルプセンター『公開ページとWeb公開』）
テンプレートギャラリーに登録して公開する
noteでの販売に慣れてきたら、販路をさらに広げるために他のプラットフォームも検討してみましょう。それぞれのプラットフォームには異なるユーザー層と特徴があります。
| プラットフォーム | 特徴とメリット | 向いている人 |
|---|---|---|
| Notion公式ギャラリー | 世界中の数千万人のユーザーに見てもらえる可能性があります。掲載には審査がありますが、通れば「公式認定」のような高い信頼性を得られます。 | 質の高いテンプレートを作れる人、英語での説明文作成に抵抗がない人 |
| Gumroad | デジタルコンテンツ販売に特化した海外プラットフォームです。購入者のメールアドレス（顧客リスト）を取得できるため、アップデート情報の通知やリピーター施策が打ちやすいのが強みです。 | 本格的にビジネスとして展開したい人、海外販売も視野に入れている人 |
| ココナラ | 「スキル」を売買する市場です。テンプレート販売だけでなく、「あなたの業務に合わせてカスタマイズします」という制作代行サービスとして出品すれば、より高単価な案件を獲得できます。 | テンプレート販売＋コンサルティングで価値を提供したい人 |
また、Notion公式のアンバサダープログラムやアフィリエイトプログラムに参加するのも一つの収益化手段です。自身のテンプレートを通じてユーザーがNotionの有料プランに登録することで、報酬を得られる仕組みもあります。テンプレート販売とアフィリエイトを組み合わせることで、収益の柱を増やすことができます。
購入者が使いやすいページ構成のポイント
最後に、購入後の満足度を高め、低評価を防ぐためのページ構成のコツをお伝えします。テンプレートを配布する際、データベースそのものを「フルページ」で共有するのは極力避けましょう。なぜなら、フルページデータベースの上部には説明文や画像を追加できず、購入者が「これ、どうやって使うの？」と迷子になりやすいからです。
私が推奨するのは、「空のページを一つ作成し、その中にデータベースをインライン（またはフル幅）で配置する」という構造です。この構造であれば、データベースの上部に「はじめに」や「使い方のガイド」、「ナビゲーションメニュー」などを自由に配置できます。
例えば、ページの最上部にコールアウトで「👋 初めての方へ：まずはこのトグルを開いて使い方を読んでください」といった案内を置いておくだけで、ユーザー体験は劇的に向上します。テンプレート自体を一つの「アプリケーション」のようなパッケージとして提供することで、ユーザーは迷わずに使い始めることができ、結果として高評価やリピート購入に繋がります。
まとめ：Notionテンプレート作成を極めて収益を上げる
Notionテンプレートの作成は、単なる自分用の作業効率化の手段を超えて、一つの「エンジニアリングスキル」であり、市場価値のある「商品開発」でもあります。自己参照フィルターやボタン機能といった高度なロジックを駆使し、さらにモバイルファーストなデザインでユーザー体験を高めることで、あなたのテンプレートは多くの人の役に立つ貴重な資産となります。
まずは自分自身の課題を解決する小さなテンプレートから始めてみてください。そして、それを磨き上げ、誰にでも使えるような汎用性を持たせれば、それはもう立派な商品です。Notionのエコシステムは日々進化しています。新しい機能をキャッチアップし、それを形にできるクリエイターが、これからの時代に求められていくでしょう。あなたも今日から、Notionクリエイターとしての一歩を踏み出してみませんか？
