Notionでプロジェクト管理：基本やタスク管理を徹底解説！

Notionでプロジェクト管理、とても気になりますよね。Notionは単なるドキュメントツールではなく、タスク管理やガントチャート作成、さらには複数案件の管理までこなせる強力なツールです。私自身、最初はAsanaやTrelloといった他のツールと比較して、Notionでどこまでできるのか、料金プランはどうなるのか、いろいろと調べました。

Notion プロジェクト管理の使い方は、データベースの理解が鍵になりますが、一度覚えてしまえば、これほど柔軟なツールはないと感じています。この記事では、Notionでプロジェクト管理を始めたい方のために、基本的な使い方から、チームでの活用法、テンプレートの利用、AIによる自動化まで、幅広く解説していきますね。

Notion プロジェクト管理 の基本

Notionでプロジェクト管理を始めるには、まず基本となる「データベース」の考え方を理解することが大切です。ここでは、基本的な使い方から、便利なテンプレート、タスク管理やガントチャートの作成方法、そして料金プランによる機能の違いまでを解説します。

• Notionでプロジェクト管理：使い方
• Notionでプロジェクト管理：テンプレート
• Notionでプロジェクト管理：タスク管理
• Notionでプロジェクト管理：ガントチャート
• Notionでロジェクト管理：料金プラン

Notionでプロジェクト管理：使い方

Notion プロジェクト管理の基本的な使い方は、「データベース」機能を中心に行います。従来のプロジェクト管理ツールが固定の機能を提供するのに対し、Notionは「レゴブロック」のように、必要な機能を自分で組み立てていくスタイルが特徴です。

まず、プロジェクト全体の情報を集約する「プロジェクトハブ」となるページを作成します。次に、そのページ内にプロジェクトの「タスク」を管理するためのデータベースを作成します。これが基本の第一歩です。

このタスク用データベースに、以下のような「プロパティ」（列）を設定していきます。

• タスク名（タイトル）
• ステータス（セレクトまたはステータスプロパティ：未着手, 進行中, 完了など）
• 担当者（ユーザープロパティ）
• 期限（日付プロパティ）
• 優先度（セレクトプロパティ：高, 中, 低）

Notionのすごいところは、データベースの各タスク（行）が、それ自体独立した「ページ」になっている点です。タスク名をクリックすれば、そのタスク専用のページが開き、そこに仕様書、議事録、関連資料、サブタスクのチェックリストなどを自由に書き込めます。情報がタスクと完全に紐づくため、「あの資料どこだっけ？」と探す手間がなくなりますね。

この「タスク」と「関連ドキュメント」をシームレスに一元管理できることこそが、Notionでプロジェクト管理を行う最大のメリットと言えるかもしれません。

Notionでプロジェクト管理：テンプレート

「データベースをゼロから設計するのは難しそう…」と感じる方も多いと思います。私自身も最初はそうでした。Notionの自由度の高さは、時に「何をどうすればいいか分からない」という挫折の原因にもなりますからね。そんな時に非常に役立つのが「テンプレート」機能です。

Notionには、公式や世界中のユーザーが作成した、プロジェクト管理用の高機能なテンプレートが豊富に用意されています。

公式テンプレート「プロジェクト、タスク、スプリント」

Notionが公式に提供している「プロジェクト、タスク、スプリント」テンプレートは、アジャイル開発にも対応できるよう設計された非常に強力なものです。これには、以下の3つのデータベースがあらかじめ含まれ、それらが「リレーション」（連携）機能で繋がっています。

• Projects（プロジェクト）: プロジェクト全体を管理するDB
• Tasks（タスク）: 日々の具体的なタスクを管理するDB
• Sprints（スプリント）: アジャイル開発の短期間の区切りを管理するDB

このテンプレートを複製（Duplicate）するだけで、タスクがプロジェクトごとに自動で集計されたり、進捗率が計算されたりする、本格的な管理システムをすぐに使い始めることができます。

まずは公式テンプレート（Notion公式テンプレートギャラリーはこちら）を使い倒してみて、そこから自分のチームに必要なプロパティを追加・削除してカスタマイズしていくのが、Notion プロジェクト管理に挫折しない一番の近道かなと思います。

Notionでプロジェクト管理：タスク管理

Notion プロジェクト管理の核となるのは、やはり日々の「タスク管理」です。前述のデータベース機能を使えば、単なるToDoリストを超えた柔軟なタスク管理が実現できます。

重要なのは「ビュー（View）」機能の活用です。同じ一つのタスクデータベースでも、見る角度（ビュー）を変えることで、全く異なるツールのように使えます。

• テーブルビュー: Excelのような一覧表形式。全タスクを俯瞰したり、プロパティを一括編集したりするのに便利です。
• ボードビュー（カンバン）: 「ステータス」プロパティを基準に、「未着手」「進行中」「完了」といった列でタスクをカード表示します。タスクカードをドラッグ＆ドロップで移動させるだけでステータスを変更できるため、Trelloのように直感的な進捗管理が可能です。
• カレンダービュー: 「期限」プロパティを基準に、タスクをカレンダー上に表示します。締め切り管理に最適です。

さらに、「フィルター」機能を使えば、「担当者が自分で、かつステータスが未完了のタスク」だけを表示する自分専用のダッシュボードを作ることも簡単です。このタスク管理の柔軟性こそが、Notionの大きな魅力ですね。より詳しいタスク管理の方法は、「Notion AIタスク管理術：AIで効率化！基本から応用まで」でも紹介しています。

Notionでプロジェクト管理：ガントチャート

プロジェクト管理といえば、「ガントチャート」を使いたいですよね。Notionには「ガントチャート」という名前の機能はありませんが、それを実現する「タイムラインビュー」（Timeline View）という強力なビューが標準搭載されています。

タスク管理データベースに「日付」プロパティ（「開始日と終了日」を有効にしたもの）が設定されていれば、ビューのレイアウトとして「タイムライン」を選ぶだけで、自動的にガントチャート形式の表示に切り替わります。

高度なガントチャート機能

Notionのタイムラインビューは、見た目だけでなく、本格的なプロジェクト管理に必要な機能も備えています。（※一部、後述する有料プランが必要な機能を含みます）

• サブアイテム（WBS）: 「企画書作成」という親タスクの下に、「市場調査」「構成案作成」といった子タスク（サブアイテム）を階層化して管理（WBS：作業分解構造）できます。
• 依存関係（Dependencies）: 「タスクAが終わらないとタスクBは開始できない」といったタスク間の前後関係を、タイムライン上で視覚的に矢印で結ぶことができます。
• 進捗の自動化（ロールアップ）: サブアイテム機能と「ロールアップ」プロパティを組み合わせることで、「サブタスクの完了率（％）を計算し、親タスクの進捗バーとして自動表示する」といった高度な自動化も可能です。

これらの機能については、「Notionガントチャートの作り方：タイムラインビュー活用術」でさらに詳しく解説していますので、本格的なガントチャートを組みたい方はぜひご覧ください。

Notionでプロジェクト管理：料金プラン

Notionのプロジェクト管理機能は、個人のフリープランからエンタープライズプランまで利用可能ですが、チームで本格的に活用する場合、料金プランによる機能制限が大きく影響します。

結論から言うと、チームでのプロジェクト管理には「プラスプラン」以上が実質的に必須となります。

プラスプラン（年払い月額$10/ユーザー）にアップグレードすると、これらの制限がすべて解除されます。さらに上位のビジネスプラン（年払い月額$20/ユーザー）では、SAML SSOなどの高度なセキュリティ機能に加え、Notion AIの全機能が標準搭載されるようになり、コストパフォーマンスが大きく変わります。Notionの料金プランの全体像については、「Notion 料金プラン徹底比較！AIや学生版も解説」で詳しく比較しています。

Notionでプロジェクト管理の応用

Notionの基本的なデータベースとビューの使い方をマスターしたら、次はさらに応用的なテクニックです。複数のプロジェクトをどう管理するか、他のツールとどう違うのか、そしてNotion AIをどう活用するかなど、より実践的な内容を掘り下げていきます。

• Notionでプロジェクト管理：複数案件管理
• Notionでプロジェクト管理：Asanaと比較
• Notionでプロジェクト管理：できないこと
• チームでのNotionプロジェクト管理
• Notion AIによるプロジェクト管理
• まとめ：Notionでプロジェクト管理

Notionでプロジェクト管理：複数案件管理

チームでNotionを使い始めると、単一のプロジェクトだけでなく、複数の案件（プロジェクト）を同時に管理する必要が出てきますよね。この「複数案件管理」こそ、Notionの「リレーション」と「ロールアップ」機能が真価を発揮する場面です。

多くの人が挫折しがちなのが、プロジェクトごとに別々のタスク管理データベースを作ってしまうことです。これでは情報が分散し、「今週、自分は何をすべきか」を全プロジェクト横断で見ることができません。

おすすめの使い方は、以下の2つのマスターデータベースを作成し、連携させる方法です。

1. 「プロジェクトDB」（案件一覧）: 案件名、クライアント名、プロジェクトマネージャー、全体のステータスなどを管理するデータベース。
2. 「タスクDB」（全タスク一覧）: 全プロジェクトのタスクをすべて一つのデータベースに集約します。

そして、この2つのデータベースを「リレーション」プロパティで紐付けます。これにより、各タスクが「どのプロジェクトに属するのか」を明確にできます。

この設計にすると、以下のような強力な管理が可能になります。

• 案件ごとの進捗確認: 「プロジェクトDB」側で「ロールアップ」機能（進捗自動化）を使い、「関連するタスクDBのステータスが完了した割合」を自動計算させ、プロジェクトの進捗率（%）として表示できます。
• 個人タスクの横断表示: 「タスクDB」側でフィルターを使い、「担当者が自分」かつ「ステータスが未完了」というビューを作成すれば、自分が抱える全案件のタスクを一覧で確認できます。

この「マスターデータベース」の考え方は、Notion運用の核となりますね。詳しくは「Notion データベースの使い方：基本から連携まで」でも解説しています。

Notionでプロジェクト管理：Asanaと比較

Notion プロジェクト管理を検討する際、よく比較対象となるのが「Asana（アサナ）」や「Trello（トレロ）」といったタスク管理専用ツールです。

AsanaやTrelloの強みは、「タスク管理」という機能に特化している点です。導入してすぐに、誰でも直感的に使い始めることができます。ワークフローが明確で、タスクの進捗管理に集中できる設計になっています。

一方、Notionの強みは、AsanaやTrelloでは管理しきれない「ドキュメント（仕様書、要件定義書、議事録）」と、「タスク」をシームレスに連携できる点にあります。Notionでは、タスク自体がページであるため、タスクの背景情報（Why）と実行内容（What）が分断されません。

どちらが良いかはチームの目的によりますが、タスク管理だけでなく、プロジェクトの仕様書や議事録といった「ナレッジ」も一元管理したいなら、Notionが非常に強力な選択肢になると思います。

Notionでプロジェクト管理：できないこと

Notionは非常に柔軟で強力ですが、「オールインワン」である反面、特定の領域に特化した専用ツールと比較した場合、一部の高度な機能が不足している（＝できないこと）のも事実です。

特に、厳格なプロジェクト管理を求めるユーザーからは、以下のような点がデメリットとして挙げられることがあります。

• 高度なレポーティング機能の不足: エンジニアリングチームが多用する「バーンダウンチャート」や、チームメンバーの工数負荷を可視化する「リソース管理（タイムトラッキング）」ダッシュボードなど、高度なレポーティング機能は標準搭載されていません。（※API連携や外部ツールで補完は可能です）
• 厳密な依存関係の自動調整: ガントチャート（タイムラインビュー）でタスク間の依存関係は設定できますが、先行タスクの遅延に伴う後続タスクのスケジュールを「自動で厳密に再計算・調整する」機能は、Microsoft Projectのような専用PMツールに比べると弱い側面があります。
• 通知機能の複雑さ: すべての情報がNotionに集約される結果、コメントやメンション、ページの更新通知が「通知の洪水」となり、本当に重要なアラート（例：期限超過タスク）が埋もれてしまいがちです。通知の管理・設定がやや難しい点はデメリットかもしれません。

Notionは「厳格な工数管理ツール」というよりは、「柔軟な情報共有ハブ 兼 タスク管理ツール」と捉えるのが、現状では一番しっくりくるかなと思います。

チームでのNotionプロジェクト管理

前述の「チームでの共有術」に加えて、チームでNotionプロジェクト管理を成功させるためには、その「柔軟性の高さ」をコントロールするための「ルール作り」が非常に大切になってきます。

Notionのデメリットとして、自由度が高すぎるために、ルールがないとすぐにワークスペースが「カオス化」してしまう危険性があります。

ツールを導入するだけでなく、こうした「運用ルール」をチームで話し合い、継続的に改善していくことが、Notionプロジェクト管理を成功させる鍵となりますね。

Notion AIによるプロジェクト管理

2023年以降、Notion プロジェクト管理は「Notion AI」の搭載によって、新たな次元に入りました。AIを活用することで、これまで手動で行っていた多くの管理タスクを自動化・効率化できます。（※Notion AIの本格利用には有料プランが必要です）

1. AIによるタスク・サブアイテムの自動生成

「新機能リリース」といった大きなプロジェクト（親タスク）を作成した際、そのページ内でNotion AIを呼び出し、「このプロジェクトを実行するためのサブタスクをWBS（作業分解構造）として洗い出して」と指示するだけで、AIが「設計」「開発」「テスト」「リリース」といった具体的なサブタスクを自動で生成してくれます。プロジェクト計画の「たたき台」作成時間を大幅に短縮できます。

2. AIミーティングノートからのタスク抽出

「Notion AI ミーティングノート」機能を使えば、会議の音声から自動で文字起こしと要約が作成されますが、さらに「アクションアイテム（タスク）」も抽出されます。このタスクをプロジェクト管理DBに連携させることで、会議で決まった「やること」が、ほぼ自動でタスクリストに追加されるワークフローが完成します。

3. AIカスタム自動入力（AIプロパティ）

データベースのプロパティに「AIカスタム自動入力」を設定することで、管理を自動化できます。

• 自動タグ付け: タスク名（例：「A社に請求書発行」）をAIが読み取り、「カテゴリ」プロパティを自動で「経理」に設定する。
• 優先度の自動判定: タスク名に含まれるキーワード（例：「緊急」「バグ」）を基に、「優先度」プロパティを自動で「高」に設定する。

Notion AIを組み合わせることで、プロジェクト管理は「記録する」作業から「AIに支援させながら実行する」作業へと進化しています。

まとめ：Notionでプロジェクト管理

この記事では、Notion プロジェクト管理の基本的な使い方から、タスク管理、ガントチャート（タイムラインビュー）、そしてチームでの共有やAI連携といった応用テクニックまで、幅広く解説してきました。

Notion プロジェクト管理の最大の強みは、AsanaやTrelloのような専用ツールとは異なり、「タスク（実行）」と「ドキュメント（情報）」が完全に一元管理される点にあると、私は思います。この柔軟性と統合性を活かすことができれば、チームの生産性を大きく引き上げる強力な武器になりますね。

最後に、Notion プロジェクト管理を成功させるための重要なポイントをまとめます。