Notionを使えば仕事や生活が変わると聞いてアカウントを作ったものの、機能が多すぎてどう使えばいいかわからないと悩んでいませんか。真っ白なページを前にして「何から始めればいいんだろう？」と戸惑うのは、Notion初心者が必ず通る道です。最初はただのメモ帳として使っていた私が、今ではタスク管理やプロジェクト管理、さらには個人の日記や家計簿まで、生活のあらゆる情報をNotionで活用するようになりました。
本記事では、学生からビジネスパーソンまで幅広く役立つNotionの活用術や事例を具体的に紹介していきます。また初心者でも簡単に始められるテンプレートの使い方や、効率的なデータベースの構築方法についても触れていきます。基本的な使い方を押さえればNotionは決して難しくありません。ぜひ自分に合った活用法を見つけて、日々の活動をよりスムーズに、そして楽しく進めていきましょう。
- Notionの基本的な機能と、初心者でも挫折しない使い方のコツ
- 学生や個人の生活管理に役立つ、具体的ですぐ使えるテンプレート活用例
- 仕事の議事録やプロジェクト管理など、ビジネスシーンでの実践的な活用法
- スマホアプリとPCを連携させて、いつでもどこでも効率よく情報を管理するテクニック
初心者でもできるNotion活用の基本
Notionを使いこなすための第一歩は、まずその基本的な仕組みを理解することから始まります。「何でもできる」と言われると逆に何をすればいいか迷ってしまいますが、基本さえ押さえればパズルのように自由に組み立てられる楽しさに変わりますよ。ここでは、初心者が最初に覚えるべき機能と、すぐに使える便利なテンプレートについて解説していきます。
Notionの使い方と基本機能の解説
Notionの最大の特徴は、ページの中にさらにページを作ったり、テキストや画像を自由に配置できる「ブロック」という概念です。レゴブロックを積み上げるような感覚で、自分だけのノートを作れるんですね。Wordやメモ帳とは違い、情報の塊（ブロック）を自由に動かしてレイアウトできるのが大きな魅力です。
まずは、画面左のサイドバーから「＋ページ」をクリックして、新しいページを作ってみましょう。そこにタイトルを入力したら、本文エリアでキーボードの「/（スラッシュ）」キーを押してみてください。すると、テキスト、見出し、箇条書きリスト、画像、データベースなど、挿入できる要素のメニューがずらりと表示されます。これがNotionの基本操作の全てと言っても過言ではありません。
データベース機能を理解しよう
特に覚えておきたいのが「データベース機能」です。これは単なる表計算ソフトのようなものではなく、一つのデータを様々な視点で表示できる強力な機能です。
| ビューの種類 | 特徴とおすすめの用途 |
|---|---|
| テーブルビュー | Excelのような表形式。データの入力や一覧確認に最適です。 |
| ボードビュー | カンバン形式。タスクをステータスごとに並べて進捗管理ができます。 |
| カレンダービュー | 月ごとのカレンダー形式。スケジュールや日記の管理に向いています。 |
| ギャラリービュー | カード形式。画像メインで情報を整理したいレシピ帳などに便利です。 |
最初は難しく感じるかもしれませんが、「情報を箱に入れて、好きな窓から覗く」イメージを持つと分かりやすいかなと思います。同じデータを入力しても、見せ方を変えるだけで全く違うツールに変身するのです。
ポイント 最初は無理にデータベースを使わず、シンプルな「チェックリスト」や「箇条書き」から始めて、慣れてきたら徐々に機能を足していくのが挫折しないコツです。
初心者におすすめのテンプレート活用術
「真っ白なページから作るのは大変…」と感じる方には、テンプレートの活用が断然おすすめです。Notionには公式や世界中のユーザーが作成したテンプレートが豊富に用意されており、これらを自分のワークスペースにコピー（複製）するだけで、すぐに使い始めることができます。
例えば、「ToDoリスト」や「読書ログ」、「週間予定表」などのテンプレートは、構成がシンプルで初心者にも扱いやすいです。テンプレートを使うメリットは、時間の節約になるだけでなく、「あ、Notionってこういう使い方もできるんだ」という気づきが得られる点にもあります。既存の枠組みを見ることで、Notionの構造を理解する手助けにもなるのです。
サイドバーの「テンプレート」メニューをクリックすると、カテゴリー別にテンプレートを探せます。まずは気になったものを片っ端から試してみて、自分に合わない部分は削除したり書き換えたりして、カスタマイズしていくのが一番の近道ですね。
個人のタスク管理でのNotion活用例
個人的に一番おすすめしたいのが、日々のタスク管理での活用です。私も最初は紙の手帳を使っていましたが、Notionに変えてからは「書いたタスクを無くす」ということがなくなりました。デジタルなので検索も簡単ですし、繰り返しタスクの設定も可能です。
最もシンプルな方法は、チェックボックスを使ったToDoリストです。「今日やること」「明日やること」といった見出しを作って、その下にタスクを並べるだけ。これならスマホからでもサッと入力できます。
カンバンボードで進捗を見える化
少し慣れてきたら、データベース機能を使って「ステータス管理」に挑戦してみましょう。「未着手」「進行中」「完了」という3つの列を作って、タスクをカードのようにドラッグ＆ドロップで移動させる「カンバンボード」形式にすると、ゲーム感覚でタスクを消化できるようになります。自分の作業が見える化されると、モチベーションも維持しやすいですよ。
タスク管理のコツ タスクには必ず「日付」プロパティを追加しておきましょう。そうすれば、後からカレンダービューに切り替えた時に、いつ何をすべきかが一目瞭然になります。「期限のないタスク」は後回しにされがちなので、仮でもいいので日付を入れるのがポイントです。
学生の勉強や就活に役立つ活用法
学生の方にとって、Notionは最強の味方になります。授業のノート、課題の締め切り、サークルの予定、そして就活の管理まで、学生生活のあらゆる情報を一元管理できるからです。複数のノートやアプリを行き来する必要がなくなります。
授業ノートを一元化
例えば「授業ノート」として使う場合、科目ごとにページを作り、その中に講義ごとのサブページを作成します。NotionならYouTube動画を埋め込んだり、配付されたPDF資料を貼り付けたりできるので、講義の内容を丸ごと保存しておけます。検索機能も優秀なので、テスト前に「あの時の先生の話、どこに書いたっけ？」と探す時間も大幅に減らせますね。
就活情報をデータベース化
就活管理では、企業ごとのエントリーシートの内容や面接のフィードバックをデータベースにまとめておくのがおすすめです。「志望動機」や「選考状況（ES提出済、一次面接通過など）」を一覧で見られるようにしておけば、複数の企業を並行して受ける際も頭の中が整理されます。面接で話した内容を記録しておけば、次回の面接対策にも役立ちます。
スマホアプリでの便利な活用テクニック
NotionはPCだけでなく、スマホアプリ（iOS/Android）でも使えます。外出先でふと思いついたアイデアをメモしたり、移動中にタスクを確認したりするのに非常に便利です。PCとスマホでデータがリアルタイムに同期されるので、デバイスを問わず作業を継続できます。
ウィジェットで最速アクセス
スマホで使う時のコツは、「ウィジェット機能」を活用することです。スマホのホーム画面にNotionのページへのショートカットを置いておけば、アプリを開いてページを探す手間が省けます。「買い物リスト」や「今日のタスク」など、頻繁にアクセスするページをウィジェットにしておくと、使い勝手が格段に上がりますよ。
また、PCで作ったデータベースはスマホだと画面幅が狭くて見にくいことがありますが、ビューを「リスト」や「ギャラリー」に切り替えることで、スマホでも快適に閲覧できるようになります。PC用とスマホ用でビューを使い分けるのも、上級者のテクニックです。
参考情報 Notionのモバイルアプリ活用については、公式サイトのガイドも参考になります。 （出典：Notion公式サイト『モバイルアプリの基本』）
ビジネスや仕事で使えるNotion活用事例
個人の利用に慣れてきたら、次は仕事の現場での活用に目を向けてみましょう。Notionはチームでの情報共有やプロジェクト進行において、その真価を発揮します。ここでは、実際のビジネスシーンで役立つ具体的な活用事例と、チーム運用を成功させるためのポイントを紹介します。
仕事での議事録やナレッジ共有の事例
会議の議事録、どこに保存していますか？Wordファイルで保存してフォルダの奥深くに眠っている…なんてことはないでしょうか。Notionで議事録を管理すると、情報が「活きた資産」に変わります。
議事録用のデータベースを作成し、開催日や参加者、タグ（プロジェクト名など）を設定しておけば、後から「あのプロジェクトの会議内容が見たい」と思った時にすぐに検索できます。また、Notionのページ内にはリンクを貼れるので、関連する資料や前回の議事録への導線もスムーズです。
社内Wiki（ナレッジベース）の構築
さらに、社内Wiki（ナレッジベース）としての活用も強力です。業務マニュアルや就業規則、よくある質問などをNotionにまとめておけば、新入社員のオンボーディングも効率化できます。「とりあえずNotion見ておいて」で済むようになれば、教える側の負担も減りますし、教わる側も自分のペースで学べます。
プロジェクト管理とガントチャート活用
複数のタスクが絡み合うプロジェクト管理において、Notionの「タイムラインビュー（ガントチャート）」は非常に強力なツールです。専用のプロジェクト管理ツールを導入しなくても、Notionだけで高度な管理が可能です。
タスク管理のデータベースに「開始日」と「終了日」のプロパティを持たせるだけで、自動的にガントチャートが生成されます。これにより、プロジェクト全体のスケジュール感や、タスク同士の依存関係が視覚的に把握できるようになります。
Excelでガントチャートを作ると、日程変更のたびにセルを塗り直すのが大変ですが、Notionならバーをドラッグするだけで期間を変更できます。チームメンバーの顔写真アイコンを表示させれば、誰がどのタスクを担当しているかも一目瞭然。進捗状況に合わせてリアルタイムに更新できるので、プロジェクトの遅延リスクを減らすことにも繋がります。
チームでのデータベース活用と共有方法
Notionをチームで使う最大のメリットは、情報の「透明性」が高まることです。個人のタスクだけでなく、チーム全体の動きを一つのデータベースで管理することで、お互いの進捗状況が自然と共有されます。「あの件どうなってる？」といちいち聞く必要がなくなるのです。
共有方法は簡単で、ページの右上にある「共有」ボタンからメンバーを招待するだけ。権限設定（フルアクセス、編集可能、コメントのみ、読み取り専用）も細かく指定できるので、外部のパートナーと共有する場合も安心です。
また、ページ内の特定の部分にコメントを残せる機能も便利です。「ここはどういう意味ですか？」といった質問やフィードバックを、チャットツールではなくNotion上で直接やり取りすることで、議論の経緯がログとして残り、後から見返した時の文脈理解に役立ちます。
Notion活用で業務効率化するコツ
業務効率化の鍵は、「情報を一箇所に集約すること」です。タスクはタスク管理ツール、ドキュメントはファイルサーバー、予定はカレンダー…とツールが分散していると、あちこち確認するだけで時間が奪われてしまいます。
Notionは「All-in-one workspace」を謳っている通り、これらを一元管理できます。GoogleカレンダーやSlack、Figmaなどの外部ツールをNotionページに埋め込むことも可能です。これにより、Notionを開けば仕事に必要な情報が全て揃っている状態を作れます。
注意点 なんでもかんでもNotionに詰め込みすぎると、逆に情報過多で重くなってしまうことがあります。「ストック情報（マニュアルや議事録）」はNotion、「フロー情報（日々のチャット）」はSlack、というようにツールの使い分けを意識することが大切です。役割分担を明確にすることで、Notionの価値が最大化されます。
Notion活用術のまとめと次のステップ
Notionは、真っ白なキャンバスのようなツールです。最初は「何を書けばいいかわからない」と戸惑うかもしれませんが、今回紹介したようなテンプレートや基本機能を組み合わせることで、あなただけの最強の管理ツールへと進化していきます。
まずは、個人の簡単なメモやタスクリストから始めてみてください。そして、「もっとこうしたい」という欲求が出てきたら、新しい機能を試してみる。その繰り返しが、Notion活用の近道です。完璧を目指さず、楽しみながら自分なりのNotionライフを作り上げていってくださいね。
