日々のタスクや長期的なプロジェクトのスケジュール管理、皆さんはどうされていますか？手帳、Googleカレンダー、タスク管理アプリなど、色々なツールを使っていると情報が分散してしまい、「あれ、このタスクいつまでだっけ？」と混乱してしまうことも少なくありません。そんな悩みを解決できるのが、Notionを使ったスケジュール管理です。Notionなら、タスク管理もスケジュール管理も一つのデータベースで完結でき、カレンダーやガントチャートなど、見たい形式に切り替えて確認することができます。今回は、Notionを活用してスケジュールを一元管理するデータベースの作り方から、Googleカレンダーとの連携、さらにスマホウィジェットの活用まで、初心者でもすぐに実践できるテクニックを詳しく解説します。
- Notionでスケジュールを一元管理するデータベースの構築手順がわかる
- カレンダー、ガントチャート、カンバンなど、目的に応じたビューの使い分けができる
- Googleカレンダーとの連携や繰り返しタスクの設定で、管理を自動化・効率化できる
- スマホウィジェットやテンプレートを活用して、日々の運用を楽にするコツが掴める
Notionでスケジュール管理するデータベースの作り方
Notionでスケジュール管理を始めるにあたって、最も重要なのが「データベースの設計」です。ここさえしっかり作っておけば、あとはビュー（表示形式）を変えるだけで、カレンダーにもToDoリストにも早変わりします。まずは基本となるデータベースの作り方から見ていきましょう。
マスターデータベースでタスクを一元管理する
効率的なスケジュール管理の鉄則は、「情報は一箇所に集める」ことです。タスクごとにバラバラのページを作るのではなく、一つの「マスターデータベース」を作成し、そこに全てのタスクや予定を放り込みましょう。
まず、新規ページを作成し、「テーブル」を選択してデータベース化します。次に、以下のプロパティ（項目）を設定します。
| プロパティ名 | 種類（Type） | 用途 |
|---|---|---|
| タスク名 | タイトル | タスクの内容を入力 |
| 日付 | 日付（Date） | 開始日と終了日を設定 |
| ステータス | ステータス | 未着手、進行中、完了など |
| タグ | セレクト | 仕事、プライベート、重要などの分類 |
| 優先度 | セレクト | 高・中・低を設定 |
これだけで、スケジュール管理の基盤となるデータベースの完成です。あとはここにタスクを追加していくだけです。
カレンダービューで月次の予定を俯瞰する
全体の予定を把握したい時は、「カレンダービュー」が最適です。データベースの上部にある「＋」ボタンを押して、ビューの形式から「カレンダー」を選択するだけで、先ほど入力したタスクがカレンダー上に表示されます。
このビューの良いところは、直感的に日程調整ができる点です。予定を変更したい時は、タスクをドラッグ＆ドロップで別の日付に移動させるだけでOK。わざわざ日付入力し直す必要はありません。
ガントチャートでプロジェクトの進捗を可視化
長期的なプロジェクトや、複数のタスクが並行して動く場合は、「タイムラインビュー（ガントチャート）」が威力を発揮します。これにより、「いつからいつまで」という期間が帯状に表示され、全体の流れが一目でわかります。
【依存関係の設定】 タイムライン上で矢印を引くと、「タスクAが終わらないとタスクBが始まらない」という依存関係を設定できます。タスクAが遅れた場合、タスクBも自動的に後ろ倒しにできるので、スケジュールの再調整が非常に楽になります。
カンバンボードを活用してステータスを管理
「今、どのタスクが進行中なのか？」を把握したいなら、「ボードビュー」を追加しましょう。ステータス（未着手・進行中・完了）ごとにカードが並ぶので、タスクの滞留状況が一目瞭然です。
タスクに着手したらカードを「進行中」へ、終わったら「完了」へドラッグするだけ。このアクションが気持ちよくて、タスク消化のモチベーションにも繋がります。
シンプルなToDoリストで日々のタスクを消化
日々の細かい作業には、「リストビュー」や「テーブルビュー」を使いましょう。ここで重要なのが「フィルター機能」です。
「日付が今日」かつ「ステータスが完了ではない」という条件でフィルターをかければ、その日にやるべきことだけが表示される「今日やることリスト」の出来上がりです。余計な情報が目に入らないので、目の前の作業に集中できます。
Notionのスケジュール管理を効率化する連携テクニック
基本のデータベースができたら、次はもっと便利にするための応用テクニックです。外部ツールとの連携や自動化を取り入れることで、Notionは「最強の秘書」へと進化します。
新しいNotionカレンダーとGoogleカレンダーの連携
2024年に登場した「Notionカレンダー」アプリを使えば、Googleカレンダーの予定とNotionのタスクを一つの画面で管理できるようになります。
Notionカレンダー上でGoogleアカウントと連携するだけで、仕事の会議（Googleカレンダー）と個人のタスク（Notion）が重なって表示され、ダブルブッキングを防げます。さらに、Notionカレンダー上でタスクを動かせば、Notion本体のデータベースの日付も自動で更新されるという優れものです。
【注意点】 Notionカレンダー上で見えているNotionタスクは、あくまで「オーバーレイ表示」です。Googleカレンダーのデータそのものに書き込まれるわけではないので、Googleカレンダーアプリ単体を見ている他の人にはNotionタスクは表示されません。
繰り返し機能を設定してルーチンワークを自動化
「毎週月曜日の週報」や「毎月の請求書作成」といった定期的なタスクは、データベースのテンプレート機能を使って自動化しましょう。
テンプレート作成画面で「繰り返し」の設定（例：毎週月曜9:00）をしておけば、指定した時間に勝手にタスクが生成されます。これで「うっかり忘れ」を物理的に防ぐことができます。
スマホのウィジェットで予定を素早く確認する
スマホでサッと予定を確認したい時は、ホーム画面にウィジェットを配置するのがおすすめです。Notion公式のウィジェットを使えば、特定のページへのショートカットや、お気に入りページをホーム画面に置くことができます。
ただし、カレンダー形式で予定を確認したい場合は、「Notionカレンダー」アプリのウィジェットを使うのが正解です。こちらなら、「次の予定」やカレンダーのグリッドをスマホのホーム画面で直接確認できます。
おしゃれなテンプレートを活用してモチベをアップ
毎日使うツールだからこそ、見た目も重要です。「Notion テンプレート おしゃれ」で検索すると、世界中のクリエイターが作った素敵なテンプレートがたくさん見つかります。
気に入ったものを複製（Duplicate）して、自分好みにカスタマイズするのもNotionの醍醐味です。カバー画像を統一したり、アイコンを可愛いものに変えたりするだけで、開くのが楽しみになるスケジュール帳になりますよ。
まとめ：Notionのスケジュール管理で生産性を高める
Notionでのスケジュール管理は、単に予定を並べるだけでなく、タスク、資料、議事録など、仕事に必要な全ての情報を「時間」という軸で繋げることです。
まずはシンプルなデータベースから始めて、自分の働き方に合わせてビューを追加したり、連携機能を試したりしてみてください。Notionがあなたの脳の代わりとなってスケジュールを管理してくれるようになれば、あなたはもっとクリエイティブな仕事に集中できるようになるはずです。
